Iurlek – Igor Urraza

En este artículo quiero aterrizar el concepto de un nuevo modelo de trabajo del que seguro habéis oído hablar: SCRUM

Muchas veces por la literatura que hay detrás de conceptos y lo complicado que a priori puede parecer el embarcarnos en los mismos, solemos tender a quedarnos en su superficie por simple pereza, o por el stress que nos genera el aterrizar este tipo de información en el mundo real.

Más allá de nombres extraños que este tipo de metodologías puedan asignar, y de las que seguro vais a encontrar buena literatura en Internet con la que poder profundizar, yo os quiero hablar de lo que realmente me ha llamado la atención y he buscado como objetivo cuando he tenido que empezar a trabajar con ella.

Quizás de un modo “casero”, pero lo importante es empezar a conocerla y aplicarla en el modo que mejor no encaje. Ya tendremos tiempo de convertirnos es un Scrum master del universo.

Y digo de una forma casera, porque han sido los mismos nuevos proyectos en los que estoy envuelto, los que de alguna forma me han obligado a cambiar la forma en la que estaba trabajando.

Proyectos que pueden ser muy cambiantes y en los que es importante poder demostrar resultados con cierta celeridad. En los que muchas veces no dispones de grandes recursos, pero si de un gran compromiso por parte de mucha gente. Proyectos en los que tienes que trabajar de una forma mucho más colaborativa.

Una vez que uno se encuentra ante ese tipo de necesidades, tratas de adaptarte y buscar diferentes formas de desarrollo. Ante ese desconocimiento, te acercas a la ventana que Internet te brinda para observar que te ofrece, y con todo lo que encontramos nos paramos a analizarla y a adaptarla a nuestra necesidad real. Es como las recetas. No hace falta seguirlas al pie de la letra, sino que lo importante es buscar ese sabor que realmente te guste.

En mi caso esa necesidad surge cuando empecé a desarrollar proyectos de Innovación. Y en esa necesidad busco la forma en la que me gustaría sentirme cómodo a la hora de desarrollarlos.

No pierdo de vista y me empiezo a interesar por lo que considero que pueden ser el germen de las empresas de innovación: Las Startups. Con sus ventajas y desventajas, pero mucho mas ágiles y con otra filosofía a la de las empresas tradicionales.

Tenía claro que estaba ante un tipo de proyectos en los que debía cambiar la forma de funcionar.

Y es aquí cuando me marco una serie de necesidades a las que me debo de enfrentar para desarrollar este tipo de proyectos:.

• Desarrollarlo de una forma ágil y rápida
• Estar preparado para requisitos poco definidos y muy cambiantes
• Destinar poco presupuesto y recursos limitados a su desarrollo
• Dividir el proyecto en pequeñas tareas
• Planificar hitos a corto plazo
• Mejorar la comunicación y ser más colaborativos
• Trabajar con equipos multifuncionales y muy motivados
• Reuniones concretas y frecuentes con un tiempo delimitado para ver avances
• Poder identificar puntos críticos
• Disponer de herramientas colaborativas con las que todos tengamos completa visibilidad de lo que estamos haciendo
• Poder presentar resultados cada poco tiempo para dar transparencia del avance del proyecto.

Y resolver este tipo de necesitadas es lo que nos ofrece un marco de trabajo como SCRUM, con toda la literatura que luego le queramos añadir.

Ahora que tenemos claras las necesidades, vamos a traducir todo esto, para ver cómo podemos aplicar este nuevo marco de trabajo para dar respuesta a nuestros proyectos.

Lo primero tenemos que tener claro es el proyecto que queremos desarrollar y en el tiempo de que disponemos para hacerlo.

Debemos de definir un equipo no muy grande pero con el perfil suficiente para poder desarrollar las ideas a la vez que tener capacidad técnica poder hacerlo.

Importante que la gente que seleccionemos tenga ganas y muestre pasión en lo que le hemos contado. En cierto modo transmitir esa pasión que tenemos nosotros mismos.

Buscar las herramientas que nos permitan ser colaborativos:              

• Repositorio para almacenar la información y compartirla
• Mensajería instantánea
• VideoConferencia
• Herramientas para desarrollos colaborativos
• Herramientas para mostrar los procesos

• Debemos empezar marcando una primera reunión de proyecto en la que explicar el mismo para que se entienda
• Definir la figura del “jefe del proyecto”
• Definir la figura del director de proyecto
• Lista de necesidades del proyecto
• Dividir ese proyecto en mini tareas que sin dependencias podamos desarrollar en pongamos 2 semanas.
• Al menos tener una reunión cada 2 semanas para revisar los hitos conseguidos y definir las nuevas tareas a desarrollar las siguientes 2 semanas.
• Si es posible tener casi una comunicación diaria o semanal para ver es estado del proyecto durante esas 2 semanas y ejecutar acciones en caso de ser necesario
• Presentar los resultados que vamos obteniendo
• Seguir con ese ciclo hasta que finalmente podamos dar el proyecto por finiquitado.

Seguro que no es muy correcta la forma en la que os lo estoy contacto, pero en cierto modo esto podría ser un marco de trabajo SCRUM.

Ahora a lo que os he comentado, le vamos a asignar adjetivos para que cuando tengamos una reunión de transformación digital se vea que vamos con los deberes bien hechos.

• A esas iteraciones que nos hemos planteado de 2 semanas les vamos a llamar Sprints
• A las tareas que hemos comentado vamos a ir realizando en cada Sprint les vamos a llamar Stories.
• Al jefe del proyecto le vamos a llamar Product Owner
• A ese director de proyecto le vamos a llamar Scrum master
• A la lista de necesidades del proyecto se le llama Product Backlog
• A la reunión de planificación de los Sprint le podemos llamar Sprint planning meeting
• A las reuniones de revisión Sprint Review
• A las reuniones retrospectivas Sprint Retrospective
• Y si las podemos hacer todos los días que ya sería la bomba Daily Scrum

Ahora ya todo parece sonar mucho mas bonito, y empezamos a hablar de ese modo, al menos dará a entender que parece sabemos del tema.

La realidad es que hacer lo mismo sin hacer uso de una jerga técnica nos va a generar los mismo resultados. Pera ya sabemos que mucha gente prioriza el continente mas que el contenido:).

Lo realmente importante es tener una idea clara del modo en el que queremos desarrollar nuestros proyectos.

Dicho esto, tenemos por lo tanto 3 perfiles muy marcados dentro de una marco de trabajo SCRUM:

El del Scrum Master, que tiene un poco que abstraernos de todo tipo de problemas para que podamos mantener el foco. Es también el que tiene esa capacidad de resolver los problemas que el equipo no pueda.

Project Owner, es quien conoce muy bien el proyecto y tiene la capacidad y habilidad para que el proyecto se desarrolle como debiera. Es quien debe saber definir esas tareas (Stories), las prioriza en iteraciones (Sprint) y gestiona y organiza las necesidades (Product Backlog)

El Team, quien finalmente es el equipo que va a desarrollar todas esas tareas. Como ya hemos comentado un equipo multidisciplinar que sea capaz por si mismo de poder realizar las mismas sin necesidad de agentes externos.

Con esto poquito que os he comentado ya sabéis tanto como yo. Que seguro que no somos los Scrum master del Universo, pero si que seremos capaces de trabajar dentro de una metodologías Agile.

Ahora solo queda poco a poco ponernos manos a la obra.

¡Sed Buenos y ágiles!